REGULAMIN EVENTU

1. Przedmiot Regulaminu
1. Niniejszy regulamin (Regulamin) określa warunki uczestnictwa w wydarzeniu (Event). Jeżeli warunki uczestnictwa zostaną określone także w innych dokumentach np. w opisie Eventu, regulaminie obiektu, formularzu zgłoszeniowym lub zleceniu usług związanych z Eventem, Regulamin uzupełni te dokumenty i znajdzie zastosowanie w zakresie w nich nieuregulowanym. W przypadku gdy określone uczestnictwo w Evencie oraz usługi z nim związane są odpłatne ww. dokumenty opisują warunki wykonania i rozliczenia wzajemnych świadczeń.
2. Organizatorem wydarzenia jest podmiot wskazany w opisie Eventu lub formularzu zgłoszeniowym (Organizator).
3. Regulamin ma zastosowanie do Eventów typu kongres, konferencja, zjazd, turniej, spotkanie, sympozjum, konwencja, forum, szkolenie, wystawa, targi, bal, bankiet, koncert lub inne wydarzenie sportowe, kulturalne lub artystyczne - dla których Organizator zastrzegł akceptację niniejszego Regulaminu lub udostępnił go w związku z danym Eventem w sposób umożliwiający przechowywanie i odtwarzanie w zwykłym toku czynności. W razie wątpliwości akceptację Regulaminu wyraża się także poprzez sam udział w Evencie lub wpłatę wynagrodzenia za uczestnictwo w wydarzeniu lub usługi z nim związane.
4. Jeżeli z Regulaminu nie wynika nic innego, wiąże on wszystkich uczestników Eventu tj. osoby, które dokonują rejestracji na Event, w tym w cudzym imieniu lub jako przedstawiciele instytucji lub firmy lub które faktycznie uczestniczą w Evencie w charakterze odwiedzających, widzów, gości, wystawców, partnerów, sponsorów, moderatorów, prelegentów lub ich przedstawicieli (Uczestnik). W razie wątpliwości za Uczestnika uznaje się każdą osobę, która wyraziła wolę wejścia na teren obiektu, w którym odbywa się Event i która została na ten teren wpuszczona.
5. Uczestnikiem może być wyłącznie osoba pełnoletnia, chyba że Organizator udzieli indywidualnej zgody na uczestnictwo także innym osobom. W przypadku umożliwienia uczestnictwa w Evencie osobie poniżej 13 roku życia, za przestrzeganie przez nią warunków Regulaminu odpowiada jej prawny opiekun.
6. W przypadku nabycia prawa do udziału w Evencie za pośrednictwem innych podmiotów, w tym serwisów zajmujących się dystrybucją biletów, Uczestnika wiążą także warunki nabycia wskazane przez te podmioty.
2. Rejestracja i uczestnictwo w Evencie
1. Warunkiem uczestnictwa w Evencie jest rejestracja danej osoby przez formularz zgłoszeniowy przekazany Organizatorowi za pośrednictwem systemu rejestracyjnego on-line lub w inny sposób określony przez Organizatora. W przypadku Eventów lub uczestnictwa odpłatnego, warunkiem uczestnictwa lub uzyskania dodatkowych usług z nim związanych będzie - zamiast lub obok rejestracji – zamówienie, wniesienie odpowiedniej opłaty lub okazanie biletu wstępu.
2. Organizator określa w formularzu zgłoszeniowym, zamówieniu lub w inny sposób, wymagania i dane Uczestnika konieczne do rejestracji na dany Event, nabycia prawa uczestnictwa w Evencie lub do skorzystania z określonych usług. Jeżeli uzasadnia to charakter Eventu, nieodpłatność udziału lub ograniczenia związane z obiektem, Organizator może odmówić rejestracji lub uzależnić rejestrację danej osoby od dodatkowej weryfikacji, udzielenia dodatkowej zgody na wykorzystanie danych lub od określonego terminu zgłoszenia.
3. W przypadku dokonywania rejestracji w imieniu innej osoby i wprowadzania cudzych danych, osoba wprowadzająca te dane gwarantuje, iż uzyskała odpowiednie upoważnienia do rejestracji, założenia konta lub złożenia oświadczeń wymaganych do rejestracji, a także odpowiada za wszelkie skutki wprowadzania danych niezgodnie z takim upoważnieniem. W przypadku dokonywania rejestracji dla więcej niż jednej osoby, osoba dokonująca rejestracji powinna dokonać odrębnych zgłoszeń dla każdej z nich (z odrębnym kontem/adresem e-mail dla każdej osoby rejestrowanej na Event).
4. Dla niektórych rodzajów uczestników np. dziennikarzy, wystawców, gości, prelegentów lub nabywców usług Strefy VIP/Premium, Organizator może przewidzieć specjalne zasady rejestracji lub dostępu do obiektów, w szczególności polegające na ich rejestracji przez samego Organizatora lub na zastosowaniu dodatkowych identyfikatorów potwierdzających prawo do danych usług (np. fotografia). W przypadku rejestracji Uczestnika przez Organizatora, dokonywana ona będzie w oparciu o dane podane przez Uczestnika, jego przedstawiciela lub dane publicznie dostępne.
5. Na adres e-mail Uczestnika będą przesyłane informacje i oświadczenia związane z uczestnictwem w Evencie lub zamówieniem dodatkowych usług z nim związanych. Oświadczenie przesłane na taki adres uznaje się za doręczone Uczestnikowi, który został zarejestrowany z wykorzystaniem danego adresu. Zmiana adresu wymaga powiadomienia Organizatora.
6. Dane Uczestnika zbierane podczas rejestracji oraz w związku z uczestnictwem w Evencie będą przetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności Organizatora, która stanowi integralną cześć niniejszego Regulaminu. Każdy Uczestnik winien zapoznać się z Polityką Prywatności dostępną pod następującym linkiem.
3. Prawa i obowiązki Organizatora i Uczestników
1. Jeżeli warunki uczestnictwa w danym Evencie nie stanowią inaczej, Organizator zapewnia uczestnikowi dostęp do odpowiednich części obiektu, w którym Event ma miejsce oraz odpowiednią do charakteru Eventu formę uczestnictwa i kontaktu z innymi uczestnikami, w zamian za jawny udział w Evencie i umożliwienie kontaktu z sobą Organizatorowi i innym uczestnikom. Anonimowy udział w Evencie jest wykluczony, za wyjątkiem szczególnych przypadków i zgody Organizatora.
2. Ze względu na konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, komfortu i możliwości weryfikacji uprawnień Uczestników, Organizator identyfikuje ich np. za pomocą indywidualnych kont w serwisie rejestracji on-line lub imiennych identyfikatorów. Organizator zastrzega sobie prawo kontroli i weryfikacji tożsamości Uczestnika oraz jego uprawnień do wejścia do obiektu lub usług związanych z Eventem np. w formie żądania okazania identyfikatora. Jeżeli Uczestnik w ramach rejestracji nie podał wszystkich wymaganych danych, odmówi okazania identyfikatora lub powstaną wątpliwości co do zgodności jego danych z danymi na okazanym identyfikatorze, Organizator uprawniony jest do kontroli i weryfikacji tożsamości w inny dostępny sposób np. poprzez wylegitymowanie Uczestnika podczas Eventu.
3. Przebieg Eventu będzie utrwalany fotograficznie oraz za pomocą urządzeń audio/video, w tym może być transmitowany w radio, telewizji lub za pomocą innych środków umożliwiających publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym (np. w sieci Internet). Uczestnictwo w Evencie jest jawne, a zatem sylwetka lub wizerunek Uczestnika ujęte indywidualnie lub jako element większej całości mogą być intencjonalnie lub przypadkowo udokumentowane fotograficznie, dźwiękowo lub filmowo, a materiały uzyskane w ten sposób mogą być rozpowszechniane przez Organizatora oraz przedstawicieli prasy w celach informacyjnych i promocyjnych związanych z Eventem, innymi Eventami i działalnością Organizatora, sponsorów i partnerów Eventu (w tym poprzez serwisy internetowe, pocztę elektroniczną, media społecznościowe i w prasie drukowanej). Niezależnie od powyższego, przebieg Eventu może być też monitorowany ze względów bezpieczeństwa.
4. Organizator przyjmuje, że Uczestnik biorący udział w Evencie, akceptuje możliwość wskazanego powyżej utrwalenia i wykorzystania jego sylwetki lub wizerunku jako uczestnika Eventu. Jeżeli z jakichkolwiek powodów Uczestnik nie akceptuje konkretnego wykorzystania swojego wizerunku jw., powiadomi o tym Organizatora, który zobowiązany jest wtedy do niezwłocznego wstrzymania danego wykorzystania lub oparcia wykorzystania na innej niż zgoda podstawie legalizującej.
5. Jeżeli w związku z rejestracją na Event, uczestnictwem lub korzystaniem z usług związanych z Eventem, Uczestnik przekaże Organizatorowi jakiekolwiek materiały np. rzeczy, biogramy, fotografie, grafiki lub nagrania w celu ich wykorzystania lub udostępnienia w związku z danym uczestnictwem, przekazanie takie stanowić będzie upoważnienie - Organizatora oraz sponsorów i partnerów Eventu - do ich wykorzystania zgodnie z ustalonym przeznaczeniem, w tym w ramach serwisów informujących o Evencie i utrwalania lub monitoringu przebiegu Eventu jw. Uczestnik gwarantuje, iż wykorzystanie tych materiałów jw. nie naruszy jakichkolwiek praw osób trzecich.
4. Zasady porządkowe
1. Uczestnicy mogą poruszać się po terenie obiektów wyłącznie w ramach ogólnodostępnych i tak oznaczonych przestrzeni i ciągów komunikacyjnych, zgodnie z instrukcjami Organizatora i zarządcy obiektu.
2. Uczestnicy Eventu powinni brać udział w Evencie jawnie i osobiście, w szczególności nie mogą cedować uprawnień lub części uprawnień związanych z rejestracją lub usługami w ramach Eventu na inne osoby lub przekazywać identyfikatory lub wejściówki innym osobom. Cedowanie uprawnień na inne podmioty możliwe będzie wyłącznie z niezależnych od uczestnika przyczyn losowych, po akceptacji Organizatora.
3. Z zastrzeżeniem szczególnych warunków obowiązujących w wydzielonych częściach obiektów, w których odbywa się Event lub indywidualnej zgody organizatora, na terenie obiektów obowiązuje zakaz: palenia tytoniu, używania papierosów elektronicznych i spożywania alkoholu, blokowania ciągów komunikacyjnych i ewakuacyjnych, używania otwartego ognia i butli gazowych, korzystania z prowizorycznej instalacji elektrycznej, wnoszenia na teren ekspozycji substancji chemicznych, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz przejść ewakuacyjnych. O warunkach i lokalizacji miejsc w jakich może zostać dopuszczone palenie papierosów, spożywanie alkoholu lub inne z ww. zachowań, decyduje wyłącznie Organizator.
4. Zakazane jest wnoszenie do obiektów, w których Event ma miejsce: broni, materiałów pirotechnicznych oraz innych materiałów niebezpiecznych, w tym mogących doprowadzić do pożaru, zniszczenia mienia lub naruszenia zdrowia uczestnika lub innych osób. Dotyczy to także urządzeń i materiałów związanych z montażami, adaptacjami lub demontażami, które mogą wiązać się z wykorzystaniem wysokich temperatur lub łatwopalnych chemikaliów. W uzasadnionych przypadkach wniesienie do obiektów ww. urządzeń lub materiałów możliwe będzie za specjalnym zezwoleniem Organizatora i zarządcy obiektu oraz pod warunkiem zapewnienia ich używania przez osoby dysponujące odpowiednimi upoważnieniami i zabezpieczeniem. Poza przypadkami wyraźnie dozwolonymi przez Organizatora, zakazane jest przemieszczanie lub wynoszenie z obiektów lub wyznaczonych przez Organizatora miejsc, jakiegokolwiek wyposażenia obiektów lub wyposażenia związanego z przebiegiem danego Eventu.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zabezpieczenie osób i mienia, a zatem za wypadki osób, kradzieże ani uszkodzenia mienia na terenie obiektów, w których odbywa się Event, chyba że szkody z nimi związane zostały zawinione wyłącznie przez Organizatora lub Organizator zobowiązał się do określonych zabezpieczeń w odrębnym zleceniu.
6. Organizator uprawniony jest do nie wpuszczenia na teren obiektu, w którym odbywa się Event lub do usunięcia z obiektu osoby w stanie nietrzeźwym lub pod wpływem innych środków odurzających, osoby, które legitymują się identyfikatorem osoby trzeciej, odmawiają okazania identyfikatora lub innego dokumentu tożsamości, a także każdej osoby, której zachowanie wiąże się z agresją, naruszeniem zasad współżycia społecznego, ryzykiem dla dóbr osobistych, mienia, zdrowia, porządku lub moralności publicznej. W powyższych przypadkach Organizator uprawniony jest do zgłoszenia danego przypadku służbom porządkowym lub organom ścigania. Organizator nie odpowiada za szkody uczestników wynikające z nie wpuszczenia lub usunięcia danej osoby z obiektu, w którym odbywa się Event; nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu wniesionych w związku z takim uczestnictwem opłat.
5. Wystawcy
1. Prawo udziału w Evencie w charakterze wystawcy oraz rezerwację odpowiedniej powierzchni nabywa się na podstawie odpowiedniego zlecenia/zamówienia usług związanych z Eventem. Wystawcą jest Uczestnik z prawem i obowiązkiem korzystania z określonej powierzchni obiektu lub czasu prelekcji na własne cele informacyjne lub marketingowe. W zakresie nieuregulowanym w takim zleceniu/zamówieniu lub Regulaminie warunki udziału wystawcy w Evencie określa też regulamin obiektu, w którym odbywa się Event oraz przepisy prawa cywilnego dotyczące najmu na czas oznaczony.
2. O lokalizacji powierzchni wystawienniczej decyduje Organizator. Marki, materiały reklamowe, przedmioty i sposób ich eksponowania w ramach czasu lub powierzchni wystawienniczej wymagają akceptacji Organizatora w zakresie ich zgodności z charakterem Eventu, warunkami najmu obiektów oraz przyjętymi standardami estetyczno-technicznymi. Za zgodność ich eksponowania z prawem, w szczególności z przepisami w zakresie reklamy lub nieuczciwej konkurencji, odpowiada wyłącznie wystawca.
3. Wystawca adaptuje powierzchnię w sposób estetyczny i kompletny, odpowiednio do charakteru Eventu oraz właściwości obiektu. W przypadku jakichkolwiek braków w tym zakresie Organizator upoważniony jest do odpowiednich zmian na koszt i ryzyko wystawcy (w systemie octanormy wg cennika usługi ekspresowej). Warunki i zakres zapewnienia mediów dla danej powierzchni wymagają odrębnych uzgodnień z Organizatorem.
4. Udostępnienie czasu lub powierzchni wystawienniczych innym podmiotom wymaga zgody Organizatora.
5. Wystawca zobowiązuje się do wykonania niezbędnych montaży, adaptacji i demontaży w ramach czasowych wyznaczonych przez Organizatora oraz zarządcę obiektów, w których odbywać się będzie Event, nie wykraczających jednak poza okres umówiony w zleceniu usług związanych z Eventem. W szczególności montaże i adaptacje nie mogą zakłócać przygotowań Organizatora lub innych uczestników i muszą być zakończone przed rozpoczęciem Eventu, a demontaże musza nastąpić do końca ostatniego dnia danego uczestnictwa w Evencie. W całym okresie umówionym w zleceniu, ekspozycje przeznaczone dla powierzchni wystawienniczych musza być dostępne dla innych uczestników Eventu zgodnie z przeznaczeniem.
6. Wystawca zobowiązany jest zwrócić Organizatorowi powierzchnię wystawienniczą w stanie w jakim została mu udostępniona, opróżnioną z wszelkich zanieczyszczeń i przedmiotów, z wyposażeniem jakie zostało mu wydane. Wystawca odpowiada na zasadzie ryzyka za uszkodzenia i inne szkody związane z korzystaniem z danej powierzchni i wyposażenia. Organizator upoważniony jest do usunięcia zanieczyszczeń, przedmiotów i uszkodzeń na koszt i ryzyko wystawcy.
7. Postanowienia pkt. 3 Regulaminu stosuje się odpowiednio do wystawców, materiałów, przedmiotów i osób prezentowanych w ramach czasu lub powierzchni wystawienniczych. W szczególności dostęp do obiektów i powierzchni wystawienniczych, w tym w celu wykonania adaptacji, mogą mieć tylko osoby upoważnione przez wystawcę, które zostaną zarejestrowane na Event, lub dla których wystawca uzyska odpowiednie identyfikatory.
6. Postanowienia końcowe i reklamacje
1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołana, skrócenia, zmiany terminu lub harmonogramu/agendy Eventu w przypadku wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej Event lub w przypadku wystąpienia zagrożenia dla życia lub zdrowia uczestników. W powyższych przypadkach Organizator nie odpowiada za szkody uczestników wynikające z odwołania lub zmian terminów Eventu w tym za koszty związane z transportem lub rezerwacjami hotelowymi; nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu wniesionych już opłat/wynagrodzeń za rezerwacje pakietów, miejsc lub inne świadczenia, w tym w zakresie w jakim pokrywają poniesione już koszty Organizatora.
2. Wszelkie reklamacje związane z realizacją praw Uczestników związanych z uczestnictwem w Evencie mogą być zgłaszane Organizatorowi na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres ptwp@ptwp.pl, najpóźniej w terminie 3 dni od zakończenia Eventu, nie później jednak niż 3 dni od wystąpienia okoliczności będącej przyczyną reklamacji.
3. Wszelkie zmiany Regulaminu ogłaszane będę w formie w jakich został on udostępniony pierwotnie uczestnikom, w miarę możliwości z 2 - tygodniowym wyprzedzeniem.

PLIKI DO POBRANIA

Regulamin eventu